Nadmiar obowiązków czy po prostu pracowity tydzień

Po tej lekcji odróżnisz zwykły szczyt pracy od stałego nadmiaru obowiązków, korzystając z pięciu prostych pytań, i ocenisz na nich własną sytuację.

Dwa tygodnie, które wyglądają podobnie

Marta pracuje jako koordynatorka zamówień w firmie logistycznej pod Poznaniem (przykład fikcyjny). W ostatnim tygodniu miesiąca zostaje do 19:00 cztery razy. Jej koleżanka Ola z tego samego zespołu robi to samo od lutego, a w kalendarzu nie widzi żadnego dnia, w którym zadań byłoby mniej. Z zewnątrz obie wyglądają na zmęczone i obie mówią „mam za dużo”. Tylko jedna z nich ma nadmiar obowiązków.

Pracowity tydzień ma początek i koniec, a jego powód jest znany: zamknięcie miesiąca, inwentaryzacja, wdrożenie, urlop kogoś z zespołu. Nadmiar obowiązków to układ, w którym zadań jest więcej, niż mieści się w czasie pracy, i nic nie wskazuje na to, że to się samo skończy. Na potrzeby kursu przyjmujemy taką roboczą definicję. To definicja autorów kursu, nie przepis.

Pięć pytań do własnej sytuacji

Odpowiedz na nie na podstawie ostatnich czterech tygodni, nie ostatniego tygodnia, bo najgorszy dzień zniekształca ocenę.

1. Czy wiem, kiedy wysoki poziom pracy się skończy i dlaczego się zaczął?
2. Ile tygodni z rzędu pracuję dłużej, niż przewiduje moje godziny pracy?
3. Czy mam w ogóle dzień, w którym zostaje czas na rzeczy, które sama sobie planuję?
4. Czy jakość mojej pracy spada albo coś regularnie przesuwam, bo nie starcza godzin?
5. Czy ktoś dołożył mi zadania, nie zdejmując nic w zamian?

Jeśli znasz koniec szczytu (pytanie 1) i na pytania od 2 do 5 odpowiadasz „tak” najwyżej raz, to zwykle pracowity okres. Jeśli koniec jest nieznany, a „tak” pada na dwa z czterech kolejnych pytań lub więcej, traktuj to jako sprawę do rozmowy z przełożonym, nie jako chwilowy kryzys. Kryterium jest narzędziem roboczym i nie daje wyniku, który coś rozstrzyga.

Robocze kryteria kursu. Granica jest płynna.

Dlaczego to rozróżnienie ma znaczenie

Jeśli przyjdziesz do przełożonego z komunikatem „mam za dużo” w zwykłym szczycie, usłyszysz, że wszyscy mają. I będzie w tym racja, bo szczyt dotyczy całego zespołu. Jeśli natomiast przez pół roku znosisz nadmiar w ciszy i dopiero potem mówisz, że „nie dajesz już rady”, przełożony zobaczy nagły problem bez historii. Dobra rozmowa wymaga więc najpierw odpowiedzi na pytanie, z którą z tych sytuacji masz do czynienia.

Drugi powód: szczyt wymaga innych działań niż nadmiar. Na szczyt wystarczy plan awaryjny i odpoczynek po nim. Nadmiar wymaga zmiany w podziale zadań, a tę może zatwierdzić tylko ktoś, kto ma wpływ na priorytety, czyli zwykle przełożony. Dlatego cały kurs prowadzi do rozmowy z przełożonym.

Zagadnienia energii, wypalenia i granic cyfrowych (wiadomości po godzinach, powiadomienia) opisuje kurs „Work-life balance: jak ustalać granice i dbać o równowagę w pracy”. Tutaj zajmujemy się tym, co zrobić z samym obciążeniem w rozmowie z szefem.

Ćwiczenia ze wszystkich lekcji kursu są też zebrane w zeszycie do wydruku: zeszyt ćwiczeń (PDF). Na końcu zeszytu są przykładowe rozwiązania, zajrzyj do nich dopiero po własnej próbie.

Najważniejsze w 3 punktach

1. Pracowity okres ma znany powód i koniec, nadmiar obowiązków trwa miesiącami i nie widać jego końca.
2. Oceniaj obciążenie na podstawie czterech tygodni i pięciu pytań, nie najgorszego dnia.
3. Nadmiar wymaga zmiany podziału zadań, więc potrzebna jest rozmowa z przełożonym, bo samodzielne zaciskanie zębów go nie zmieni.

Źródła

• Definicja robocza i pięć pytań: propozycja autorów kursu, narzędzie do własnej oceny, nie test diagnostyczny.
• Powiązany kurs na vita.edu.pl: „Work-life balance: jak ustalać granice i dbać o równowagę w pracy”.
• Postacie i sytuacje w przykładach są fikcyjne.