Co ustalić przed startem: umowa, godziny, sprzęt, kontakt

Po tej lekcji będziesz mieć listę spraw do wyjaśnienia przed pierwszym dniem w pracy i gotowy mail, którym o nie poprosisz. Dowiesz się też, czego nie trzeba ustalać z góry, bo dowiesz się tego na miejscu.

Dlaczego zacząć przed pierwszym dniem

Marta dostała ofertę jako analityczka w firmie logistycznej pod Poznaniem (przykład fikcyjny). W piątek wiedziała tylko tyle, że zaczyna w poniedziałek o 9:00. Nie wiedziała, gdzie zaparkować, kto ją odbierze z recepcji, czy laptop dostanie na miejscu i czy w pierwszym tygodniu pracuje z biura. W poniedziałek straciła półtorej godziny na czekanie na dostępy, a pierwsze wrażenie zrobiło się z poczucia, że nikt na nią nie czekał.

Szukanie informacji jest zachowaniem, które nowa osoba może podjąć sama. Bauer i współautorzy zebrali w 2007 roku 70 prób badawczych o nowych pracownikach i sprawdzili model, w którym jasność roli, poczucie własnej skuteczności i akceptacja społeczna pośredniczą między sposobem wprowadzania do firmy oraz szukaniem informacji a satysfakcją, zaangażowaniem, wynikami i zamiarem pozostania. Wyniki ogólnie poparły ten model. To model, nie prawo: nie wynika z niego, że mail przed startem cokolwiek zapewni. Wynika z niego, że wiedza o tym, co masz robić i z kim, jest jednym z elementów dobrego wejścia.

Jak wygląda to samo wdrożenie od strony firmy i działu kadr, opisuje kurs „Onboarding pracowników”. Tu bierzemy perspektywę osoby, która wchodzi.

Pięć grup spraw

Lista robocza autorów kursu.

Dokumenty i warunki zatrudnienia sprawdzaj w treści umowy i u pracownika działu kadr. Ten kurs nie jest poradą prawną i nie omawia przepisów. Przed startem pytasz o praktykę: co zabrać, co podpiszesz pierwszego dnia, czy badania lekarskie są już umówione.

Pytaj osobę, która zna odpowiedź, nawet jeśli ktoś inny leży bliżej w Twojej skrzynce. Zwykle sprawy organizacyjne ma rekruter lub HR, a sprawy merytoryczne przyszły przełożony. Nie zasypuj przyszłego szefa pytaniami o logistykę, bo to pierwsza rzecz, jaką o Tobie zapamięta.

Mail w pięciu zdaniach

Dobry mail przed startem jest krótki, ma jedno pytanie na punkt i pozwala odpowiedzieć „tak, to w załączniku”. Wzór:

„Dzień dobry, dziękuję za przygotowanie startu w poniedziałek. Żeby dobrze się przygotować, mam kilka pytań. O której i gdzie mam się zgłosić oraz kto mnie odbierze? Czy dostanę sprzęt na miejscu, czy mam przynieść własny? Jakie dokumenty mam zabrać? Czy mogę dostać plan pierwszego tygodnia, nawet wstępny? Gdyby coś mnie zatrzymało, pod jaki numer mam zadzwonić? Dziękuję i do zobaczenia, Marta Wiśniewska”.

Zwróć uwagę na dwie rzeczy. Mail jest podzielony na pytania, na które można odpowiedzieć jednym słowem. Nie ma w nim przeprosin za to, że w ogóle pytasz. Pytanie przed startem jest normalne.

Czego nie ustalać z góry: ukrytych zasad firmy, układu stref w biurze, tego, kto z kim się nie lubi. Tego nie napisze nikt w mailu, a próba wyciągnięcia tego przed pierwszym dniem wygląda źle. O niepisanych zasadach jest moduł 2.

Najważniejsze w 3 punktach

1. Przed pierwszym dniem warto ustalić termin i miejsce, dokumenty, sprzęt i dostępy, plan pierwszego tygodnia oraz kontakt awaryjny.
2. Organizacyjne pytania kieruj do rekrutacji lub HR, a pytania o pracę do przyszłego przełożonego.
3. Warunki umowy sprawdzaj w dokumentach i w dziale kadr, nie w tym kursie.

Źródła

• T. N. Bauer, T. Bodner, B. Erdogan, D. M. Truxillo, J. S. Tucker, „Newcomer adjustment during organizational socialization: A meta-analytic review of antecedents, outcomes, and methods”, Journal of Applied Psychology 92(3), 2007, s. 707-721, https://doi.org/10.1037/0021-9010.92.3.707.
• Wzór maila i lista spraw to propozycje autorów kursu. Przykłady są fikcyjne.