Gdzie AI pomaga kierownikowi projektu, a gdzie nie

Po tej lekcji rozpoznasz, w których zadaniach kierownika projektu asystent AI oszczędza czas, a w których decyzja musi zostać przy Tobie. Poznasz też przykład, który poprowadzi Cię przez cały kurs.

Przykład na cały kurs: Portal B2B w firmie z Krakowa

Ewa Lis jest kierowniczką projektu w Krakmebie, fikcyjnym producencie mebli biurowych z Krakowa, który zatrudnia około 120 osób. Zarząd zlecił jej projekt „Portal B2B”: portal zamówień dla 60 salonów partnerskich, połączony z systemem ERP firmy. Projekt ma trwać od lutego do lipca 2027 r., budżet wynosi 420 000 zł netto, a portal buduje zewnętrzny software house z Wrocławia. W zespole Ewy są analityczka biznesowa Ola, Piotr z działu IT (odpowiada za ERP) i Kasia z działu sprzedaży, która reprezentuje salony. Sponsorem jest dyrektor sprzedaży.

Ewa ma w firmie dostęp do asystenta AI na koncie firmowym. Chce go używać rozsądnie: tam, gdzie oszczędza godziny, a nie tam, gdzie mógłby narobić szkód. W kolejnych lekcjach zobaczysz, jak przygotowuje z jego pomocą kartę projektu, harmonogram, rejestr ryzyk, raporty i zasady dla zespołu.

Co asystent AI naprawdę potrafi w projekcie

Asystent oparty na dużym modelu językowym przetwarza tekst: streszcza, porządkuje, szkicuje, przeredagowuje i proponuje warianty. Robi to szybko, ale zna tylko to, co mu przekażesz w rozmowie, oraz ogólną wiedzę z danych, na których go wytrenowano. Nie wie, jak naprawdę pracuje Twój zespół, jakie obietnice padły na spotkaniu ani ile trwa test w Waszym ERP.

Druga ważna cecha: asystent potrafi podać pewnie brzmiącą nieprawdę. Amerykański instytut NIST w profilu ryzyk generatywnej AI (NIST AI 600-1) nazywa to konfabulacją, czyli tworzeniem pewnie podanych, ale błędnych lub fałszywych treści. Microsoft w poradniku do Copilota również prosi, by przeglądać odpowiedzi i porównywać je z zaufanymi źródłami. Dlatego w tym kursie obowiązuje zasada: AI przygotowuje szkic, a Ty sprawdzasz i decydujesz.

Pięć obszarów, w których AI wspiera kierownika projektu

Opracowanie własne na przykładzie projektu Portal B2B.

Pięć obszarów zastosowań na przykładzie Ewy

Dokumentacja. Po spotkaniu otwierającym Ewa ma cztery strony chaotycznych notatek. Prosi asystenta o wyodrębnienie decyzji, zadań z osobami odpowiedzialnymi i otwartych pytań. Zamiast godziny przepisywania ma szkic w kilka minut, który porównuje z notatkami.

Planowanie. Asystent proponuje pierwszą wersję podziału prac dla portalu: analiza wymagań, projekt ekranów, integracja z ERP, testy, szkolenie salonów. Ewa traktuje ją jak listę kontrolną, a nie gotowy plan. Prawdziwy plan powstaje z zespołem.

Ryzyko. Ewa pyta: „Jakie ryzyka są typowe dla integracji portalu zamówień z systemem ERP? Podziel je na techniczne, organizacyjne i związane z dostawcą”. Dostaje listę, na której są pozycje, o których nie pomyślała, na przykład niejednolite dane klientów w ERP.

Komunikacja. Ta sama informacja o przesunięciu testów brzmi inaczej dla zarządu (wpływ na termin i budżet), inaczej dla salonów (co się zmienia dla nich) i inaczej dla programistów (co dokładnie jest zablokowane). Asystent pomaga przygotować trzy wersje.

Decyzje. Gdy dostawca proponuje dwa warianty integracji, Ewa prosi asystenta o zestawienie plusów, minusów i pytań, które warto zadać dostawcy. Decyzję podejmuje komitet sterujący, a zestawienie skraca dyskusję.

Czego nie oddajesz asystentowi

Są zadania, w których szybkość nie jest najważniejsza. Asystent nie powinien samodzielnie oceniać ludzi, rozstrzygać sporów w zespole, składać zobowiązań wobec klienta ani podawać liczb, których nikt nie sprawdził. Nie wklejasz też do niego danych, których firma nie pozwala przekazywać, na przykład danych osobowych salonów bez zgody działu prawnego. Tym zajmiemy się w module o bezpieczeństwie.

Podział pracy między Ciebie a asystenta AI

Zasada kursu: AI szkicuje, człowiek decyduje i odpowiada.

Ćwiczenie praktyczne

Oto sześć zadań z tygodnia Ewy. Przypisz każde do jednej z trzech grup: (A) asystent może przygotować szkic, (B) asystent może pomóc, ale wynik wymaga dokładnego sprawdzenia liczb lub faktów, (C) zadanie zostaje bez AI.

Agenda spotkania z dostawcą na 60 minut.
Przeliczenie budżetu po zmianie zakresu.
Decyzja, czy przedłużyć umowę z dostawcą.
Streszczenie 30 uwag salonów z ankiety (bez danych osobowych).
Ocena, który programista pracuje najsłabiej.
Szkic wiadomości do zarządu o ryzyku opóźnienia.

Rozwiązanie: Grupa A: 1, 4 i 6. Agenda, streszczenie uwag i szkic wiadomości to praca na tekście, którą łatwo sprawdzić. Grupa B: 2. Asystent może uporządkować tabelę, ale każdą kwotę przeliczasz sam, bo konfabulacje dotyczą też liczb. Grupa C: 3 i 5. Decyzję o umowie podejmuje uprawniona osoba na podstawie faktów, a ocena pracownika wymaga rozmowy i danych, nie automatycznej opinii. Jeśli 3 umieścisz w B, bo asystent może zestawić argumenty, to też dobra odpowiedź, o ile sama decyzja zostaje u ludzi.

Najważniejsze w 3 punktach

Asystent AI dobrze radzi sobie z tekstem: streszcza, porządkuje i szkicuje dokumenty, plany i wiadomości.
Zna tylko kontekst, który mu podasz, i może konfabulować, więc jego wyniki zawsze sprawdzasz.
Decyzje o ludziach, zobowiązaniach i pieniądzach zostają przy kierowniku projektu i osobach uprawnionych.

Źródła

NIST, „Artificial Intelligence Risk Management Framework: Generative Artificial Intelligence Profile” (NIST AI 600-1), 26.07.2024: https://www.nist.gov/publications/artificial-intelligence-risk-management-framework-generative-artificial-intelligence
Microsoft Support, „Learn about Copilot prompts” (sprawdzanie odpowiedzi), stan na październik 2026: https://support.microsoft.com/en-us/topic/learn-about-copilot-prompts-f6c3b467-f07c-4db1-ae54-ffac96184dd5
PMI, „The PMBOK Guide, Eighth Edition” (listopad 2025, rozszerzone omówienie AI): https://www.pmi.org/standards/pmbok