Kto musi prowadzić pełne księgi rachunkowe

Po tej lekcji ustalisz, czy dana firma musi prowadzić księgi rachunkowe, i policzysz próg przychodów w złotych na konkretny rok. Aktualne na: październik 2026.

Kto prowadzi księgi rachunkowe zawsze

Obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych, potocznie pełnej księgowości albo ksiąg handlowych, wynika z ustawy o rachunkowości, a nie z ustaw podatkowych. Art. 2 ust. 1 pkt 1 tej ustawy obejmuje bez względu na przychody:

spółki handlowe, zarówno kapitałowe (spółka z o.o., prosta spółka akcyjna, spółka akcyjna), jak i osobowe, także w organizacji;
inne osoby prawne, np. fundacje, stowarzyszenia i spółdzielnie (z wyjątkiem Skarbu Państwa i NBP);
spółki cywilne, z zastrzeżeniem progu dla spółek cywilnych osób fizycznych opisanego niżej.

Wśród spółek osobowych wyjątek dotyczy tylko spółki jawnej osób fizycznych i spółki partnerskiej: one, tak jak przedsiębiorca jednoosobowy, przechodzą na księgi dopiero po przekroczeniu progu. Spółka komandytowa prowadzi więc księgi od pierwszego dnia, nawet jeśli ma jednego klienta i małe obroty.

Przykład z kursu: Lipowa Meble sp. z o.o. z Poznania (firma fikcyjna, będzie nam towarzyszyć do projektu końcowego) produkuje meble biurowe. Jako spółka kapitałowa prowadzi księgi rachunkowe od dnia podpisania umowy spółki, jeszcze jako spółka w organizacji.

Próg 2 500 000 euro dla osób fizycznych i małych spółek

Osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych, spółki partnerskie i przedsiębiorstwa w spadku prowadzą księgi od następnego roku obrotowego, jeżeli ich przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów za poprzedni rok obrotowy wyniosły co najmniej równowartość 2 500 000 euro (art. 2 ust. 1 pkt 2). Ten próg obowiązuje od roku obrotowego 2025. Wcześniej wynosił 2 000 000 euro.

Kwotę w euro przeliczasz po średnim kursie NBP z pierwszego dnia roboczego października roku poprzedzającego rok obrotowy (art. 3 ust. 3). W praktyce wygląda to tak:

Rok obrotowy, w którym pojawia się obowiązek	Kurs EUR z dnia	Kurs NBP	Próg w złotych
2026 (przychody za 2025)	1.10.2025	4,2586	10 646 500 zł
2027 (przychody za 2026)	1.10.2026	4,3770	10 942 500 zł

Przychody netto ze sprzedaży to kwoty bez VAT, po rabatach i opustach (art. 3 ust. 1 pkt 30a). Nie wliczasz do nich np. pozostałych przychodów operacyjnych ani przychodów finansowych.

Czy firma musi przejść na księgi rachunkowe?

Ustawa o rachunkowości, art. 2, 3 i 12, Dz.U. 2026 poz. 522. Stan na październik 2026.

Dobrowolne księgi i otwarcie ksiąg

Firma poniżej progu może prowadzić księgi dobrowolnie, od początku następnego roku obrotowego. Musi wtedy przed rozpoczęciem roku zawiadomić urząd skarbowy właściwy w sprawach podatku dochodowego. Przedsiębiorca może to zrobić przez CEIDG (art. 2 ust. 2). Dobrowolne przejście ma sens, gdy firma szuka inwestora, ubiega się o duży kredyt albo planuje przekształcenie w spółkę z o.o. i chce wcześniej mieć bilans.

Księgi otwiera się m.in. na dzień rozpoczęcia działalności, na początek każdego roku obrotowego i na dzień zmiany formy prawnej, w ciągu 15 dni od tych zdarzeń (art. 12 ust. 1). Przy przejściu z KPiR musisz więc sporządzić inwentarz, czyli wykaz aktywów i pasywów na dzień otwarcia, i na jego podstawie wprowadzić bilans otwarcia.

Pełne księgi a KPiR: co się zmienia w pracy

Podatkowa księga przychodów i rozchodów a księgi rachunkowe

Porównanie uproszczone. Stan na październik 2026.

Najważniejsza zmiana dotyczy myślenia: w KPiR pytasz, czy wydatek jest kosztem podatkowym. W księgach rachunkowych najpierw ujmujesz każde zdarzenie zgodnie z jego treścią ekonomiczną, a dopiero potem ustalasz, jak wpływa na podatek. Wynik bilansowy i dochód do opodatkowania często się różnią i tę różnicę omówimy w module o CIT.

Ćwiczenie praktyczne

Ustal, czy w 2027 roku podmiot musi prowadzić księgi rachunkowe: a) spółka jawna dwóch osób fizycznych z Gniezna, przychody netto ze sprzedaży za 2026 r. 9 800 000 zł; b) spółka komandytowa z Leszna, przychody 600 000 zł; c) przedsiębiorca z Poznania, przychody ze sprzedaży 11 200 000 zł netto; d) spółka cywilna dwóch osób fizycznych, przychody 10 900 000 zł netto.

Rozwiązanie: Próg na 2027 r. to 10 942 500 zł (2 500 000 euro × 4,3770). a) Nie, 9 800 000 zł jest poniżej progu, chyba że wspólnicy zawiadomią urząd o dobrowolnych księgach. b) Tak, spółka komandytowa prowadzi księgi zawsze. c) Tak, 11 200 000 zł przekracza próg, księgi od 1 stycznia 2027 r. d) Nie, 10 900 000 zł jest minimalnie poniżej progu; warto jednak przygotować się do przejścia, bo przy dalszym wzroście obowiązek pojawi się za rok.

Najważniejsze w 3 punktach

Spółki kapitałowe, osobowe (poza jawną osób fizycznych i partnerską) i inne osoby prawne prowadzą księgi zawsze.
Przedsiębiorca, spółka cywilna i jawna osób fizycznych oraz partnerska przechodzą na księgi po przychodach co najmniej 2 500 000 euro za poprzedni rok.
Próg przeliczasz po kursie NBP z pierwszego dnia roboczego października roku poprzedniego; na 2027 r. to 10 942 500 zł.

Źródła

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 522, art. 2, 3 ust. 1 pkt 30a i ust. 3, art. 12: https://dziennikustaw.gov.pl/D2026000052201.pdf
Narodowy Bank Polski, kursy średnie EUR z 1.10.2025 (tabela 190/A/NBP/2025) i 1.10.2026 (tabela 191/A/NBP/2026): https://api.nbp.pl/api/exchangerates/rates/a/eur/2026-10-01/
Firma Lipowa Meble sp. z o.o. i liczby w przykładach są fikcyjne.

Materiał edukacyjny, nie porada prawna ani podatkowa.