Informacja, wiedza i system: po co Ci notatki

Po tej lekcji odróżnisz informację od wiedzy i zrozumiesz, czym jest zarządzanie wiedzą osobistą (PKM). Ocenisz też, dlaczego Twoje dotychczasowe notatki rzadko wracają do użytku.

Informacja, wiedza i wgląd

Codziennie przechodzi przez Ciebie mnóstwo treści: maile, szkolenia, artykuły, rozmowy na spotkaniach, podcasty w drodze do pracy. Część z nich zapisujesz. Problem pojawia się później, gdy potrzebujesz tej treści, a nie pamiętasz, gdzie ją odłożyłeś ani co dokładnie znaczyła.

Pomaga proste rozróżnienie trzech poziomów:

• Informacja to surowy fakt, który przeczytałeś lub usłyszałeś. Przykład: „przy nauce lepiej działa przypominanie sobie materiału niż jego ponowne czytanie”.
• Wiedza to informacja przepuszczona przez Twój kontekst. Przykład: „przed egzaminem zawodowym zamiast czytać notatki trzeci raz, zasłonię je i spróbuję odpowiedzieć na pytania z marginesu”.
• Wgląd to nowe połączenie kilku elementów wiedzy. Przykład: „pytania z marginesu mogę też wykorzystać jako materiał do szkolenia nowych osób w zespole”.

System notatek ma przeprowadzać Cię z pierwszego poziomu na drugi i ułatwiać trzeci. Archiwum, do którego tylko wrzucasz pliki, zatrzymuje się na informacji.

Czym jest PKM

Zarządzanie wiedzą osobistą (ang. personal knowledge management, PKM) to świadome zbieranie, porządkowanie i używanie tego, czego się uczysz, w pracy i poza nią. Nie chodzi o konkretną aplikację. Chodzi o kilka powtarzalnych czynności, które wykonujesz niezależnie od narzędzia.

Tiago Forte w książce „Building a Second Brain” (2022) opisuje je skrótem CODE: przechwyć (capture), uporządkuj (organize), wydestyluj (distill), wyraź (express). W tym kursie używamy polskich nazw i czterech kroków z diagramu poniżej.

Układ na podstawie: T. Forte, Building a Second Brain, 2022 (metoda CODE).

Ta praktyka nie jest nowa. Niemiecki socjolog Niklas Luhmann prowadził w latach 1951-1996 kartotekę liczącą około 90 000 kartek. Archiwum Uniwersytetu w Bielefeld, które przechowuje jego spuściznę, podaje, że opublikował blisko 600 prac, w tym ponad 40 monografii. Do jego metody wrócimy w module 4. Na razie wystarczy jeden wniosek: notatki robione systematycznie przez lata stają się narzędziem myślenia, a nie stosem papierów.

Dlaczego notatki leżą nieużywane

Jeśli przejrzysz swoje stare notatki, prawdopodobnie znajdziesz kilka typowych problemów.

1. Rozproszenie. Część notatek jest w telefonie, część w zeszycie, część w mailach wysłanych do siebie. Nie wiesz, gdzie szukać.
2. Kopiuj-wklej. Fragment artykułu wklejony bez komentarza po miesiącu nic Ci nie mówi, bo nie wiesz, po co go zapisałeś.
3. Brak kontekstu. Notatka „sprawdzić umowę z dostawcą” bez daty, nazwy projektu i osoby jest zagadką.
4. Brak powrotów. Notatek nikt nie przegląda, więc nie łączą się z niczym i nie trafiają do pracy.

Każdy z tych problemów ma proste lekarstwo: jedno miejsce wejściowe, pisanie własnymi słowami, obowiązkowy kontekst i stały przegląd. Wszystkie cztery zbudujesz w kolejnych lekcjach.

Jak wygląda dobry system

Weźmy przykład, który będzie wracał w całym kursie. Ola Nowak koordynuje szkolenia w firmie logistycznej z Wrocławia. Uczestniczy w wielu spotkaniach, czyta raporty branżowe i co kwartał przygotowuje plan szkoleń. Jej notatki były dotąd w trzech miejscach, a przed każdym planem szukała materiałów od zera.

Dobry system dla Oli spełnia cztery warunki:

• ma jedno miejsce, do którego trafia wszystko nowe (skrzynka),
• każda przetworzona notatka ma tytuł, datę, źródło i zdanie „po co mi to”,
• notatki są pogrupowane według tego, nad czym Ola pracuje, a nie według dziedzin wiedzy,
• raz w tygodniu Ola poświęca chwilę na przegląd i porządki.

Zauważ, że żaden z tych warunków nie wymaga konkretnej aplikacji. Ten sam system zadziała w zeszycie, w folderze z plikami tekstowymi i w aplikacji do notatek.

Najważniejsze w 3 punktach

1. Informacja staje się wiedzą dopiero wtedy, gdy przepiszesz ją własnymi słowami i połączysz ze swoim kontekstem.
2. Zarządzanie wiedzą osobistą to cztery powtarzalne czynności: zbierz, przetwórz, połącz, użyj.
3. Notatki leżą nieużywane najczęściej z powodu rozproszenia, braku kontekstu i braku przeglądów, a nie z powodu złego narzędzia.

Źródła

• T. Forte, „Building a Second Brain”, Atria Books, 2022 (metoda CODE).
• Universität Bielefeld, Niklas Luhmann-Archiv: opis kartoteki (ok. 90 000 kartek, 1951-1996) i dorobku (blisko 600 publikacji, ponad 40 monografii), stan na październik 2026: https://www.uni-bielefeld.de/fakultaeten/soziologie/forschung/luhmann-archiv/