Diagnoza własnej pracy: tygodniowy dziennik czasu

Po tej lekcji przeprowadzisz tygodniowy dziennik czasu i na jego podstawie wskażesz trzy miejsca, w których Twoja organizacja pracy traci najwięcej.

Dlaczego zaczynasz od diagnozy, a nie od nowej aplikacji

Kiedy brakuje czasu, pierwszy odruch to szukanie nowego narzędzia: innej listy zadań, lepszego kalendarza, kolejnej metody. Tymczasem bez danych nie wiesz, co naprawdę zabiera Ci dzień. Może to nie liczba zadań jest problemem, tylko to, że dzień dzieli się na dziesiątki krótkich kawałków. Może najważniejsza praca zawsze ląduje na popołudnie, kiedy masz najmniej energii.

W całym kursie będziesz towarzyszyć Oli. Ola jest koordynatorką zamówień w firmie instalacyjnej z Lublina, która montuje pompy ciepła i instalacje fotowoltaiczne. Odbiera telefony od klientów, zamawia materiały u hurtowni, układa grafik ekip montażowych i pilnuje dokumentów do odbiorów. Jej typowe zdanie na koniec dnia brzmi: „Cały dzień coś robiłam, a najważniejsze znowu czeka”. To dobry punkt wyjścia do diagnozy.

Jak prowadzić dziennik czasu przez 5 dni

Dziennik czasu to zwykła tabela, w której zapisujesz, co robisz. Wystarczy kartka, arkusz albo notatka w telefonie. Zasady są proste:

1. Zapisuj na bieżąco albo co godzinę. Odtwarzanie dnia wieczorem z pamięci bywa bardzo nieprecyzyjne, bo krótkie przerwania szybko wylatują z głowy.
2. Dziel dzień na odcinki po około 30 minut. Krótsze odcinki zapisuj tylko wtedy, gdy coś Ci przerwało pracę.
3. Przy każdym wpisie dodaj trzy oznaczenia: typ pracy (zaplanowana, reaktywna, spotkanie, administracja), poziom energii od 1 do 5 i to, czy ktoś Ci przerwał.
4. Prowadź dziennik przez 5 zwykłych dni roboczych. Jeden dzień może być wyjątkowy, tydzień pokazuje wzorce.

Schemat ćwiczenia z kursu.

Trzy wzorce, których szukasz w danych

Po tygodniu policz, ile czasu poszło na każdy typ pracy, i przyjrzyj się trzem rzeczom.

Proporcja pracy zaplanowanej do reaktywnej. Praca reaktywna to odpowiedzi na to, co przychodzi z zewnątrz: telefony, maile, pytania na komunikatorze. W wielu stanowiskach, także u Oli, jest jej dużo i to jest normalne. Problem pojawia się wtedy, gdy na pracę zaplanowaną nie zostaje ani jeden dłuższy blok.

Rozdrobnienie dnia. Policz przerwania. Badania nad przełączaniem się między zadaniami (Rubinstein, Meyer i Evans, 2001) pokazały, że każde przełączenie kosztuje czas potrzebny na „przestawienie” się na nowe zadanie. Dziesięć krótkich przerwań w ciągu godziny to inna godzina niż jedna godzina bez przerwań, nawet jeśli w obu zrobiłeś coś „przez 60 minut”.

Dopasowanie energii do zadań. Sprawdź, o której godzinie masz najwyższe oceny energii i co wtedy robisz. Jeżeli najlepsze godziny idą na przeglądanie poczty, masz pierwszą łatwą zmianę.

Ola po tygodniu zobaczyła, że między 8:00 a 10:00 ma najwięcej energii, ale wtedy właśnie dzwonią klienci i ekipy. Zamawianie materiałów, które wymaga skupienia, robiła po 15:00, zmęczona, i często popełniała drobne błędy w ilościach.

Fikcyjny przykład kursu, tydzień 40 godzin pracy.

Z diagnozy do pierwszych decyzji

Dziennik nie ma Cię oceniać, tylko pokazać, gdzie warto zacząć. Z danych wybierz trzy obserwacje i przy każdej zapisz jedną małą zmianę do sprawdzenia w przyszłym tygodniu. Dobra zmiana jest konkretna i łatwa do sprawdzenia, na przykład: „We wtorki i czwartki od 8:00 do 9:30 robię zamówienia, telefon przejmuje koleżanka z biura”. Słaba zmiana brzmi: „Będę lepiej zarządzać czasem”.

Pamiętaj też, że część pracy reaktywnej to Twoja rola. Celem nie jest zero telefonów, tylko taki układ dnia, w którym praca reaktywna i zaplanowana mają swoje miejsce.

Najważniejsze w 3 punktach

1. Zanim zmienisz sposób pracy, zbierz dane: 5 dni dziennika czasu z typem pracy, energią i przerwaniami.
2. Szukaj wzorców: proporcji pracy reaktywnej i zaplanowanej, rozdrobnienia dnia i dopasowania zadań do energii.
3. Z diagnozy wybierz trzy małe, konkretne zmiany, które sprawdzisz w kolejnym tygodniu.

Źródła

• Rubinstein J. S., Meyer D. E., Evans J. E. (2001), Executive control of cognitive processes in task switching, Journal of Experimental Psychology: Human Perception and Performance 27(4), s. 763–797, https://doi.org/10.1037/0096-1523.27.4.763
• Przykład Oli i dane z jej dziennika są fikcyjne, przygotowane na potrzeby kursu.