Diagnoza własnego tygodnia: trzydniowy audyt czasu

Po tej lekcji przeprowadzisz trzydniowy audyt własnego czasu pracy i nazwiesz, co naprawdę wypełnia Twój tydzień. To punkt wyjścia do każdej kolejnej zmiany w kursie.

Dlaczego zaczynamy od diagnozy

Większość z nas ma w głowie obraz swojego tygodnia: „głównie pracuję nad projektami, czasem odpisuję na maile”. Ten obraz powstaje z pamięci, a pamięć zapisuje głównie rzeczy wyraziste: trudną rozmowę z klientem, długie spotkanie, pilny telefon. Drobne przerwania, przełączanie się między oknami i krótkie „masz chwilę?” giną w ogólnym wrażeniu zapracowania.

Dlatego plan tygodnia budowany wyłącznie na wyobrażeniu zwykle się nie domyka. Zakładasz, że raport zajmie dwie godziny w środę, a w środę okazuje się, że z dwóch godzin zostało czterdzieści minut przerywanej pracy. Diagnoza nie służy ocenianiu siebie. Daje Ci dane, na których oprzesz realny plan.

W całym kursie będziemy towarzyszyć Annie Nowak, koordynatorce działu obsługi klienta w firmie dystrybucyjnej w Krakowie. Anna prowadzi pięcioosobowy zespół, odpowiada za raporty tygodniowe dla zarządu i sama obsługuje kluczowych klientów. Jej przykład jest fikcyjny, ale sytuacje, z którymi się mierzy, są typowe dla pracy biurowej.

Jak prowadzić dziennik czasu

Audyt trwa trzy zwykłe dni robocze. Wybierz dni bez urlopu, szkoleń i wyjazdów, bo chodzi o typowy tydzień, a nie wyjątkowy.

Co 60 do 90 minut zapisz krótko trzy rzeczy:

• co robiłeś lub robiłaś w tym czasie (jedno, dwa słowa na każdą czynność),
• skąd to się wzięło: z Twojego planu czy z cudzej prośby, maila, telefonu,
• jak oceniasz skupienie w skali od 1 do 5.

Wystarczy kartka, notatka w telefonie albo prosta tabela w arkuszu. Ważniejsza od narzędzia jest regularność. Jeśli zapomnisz o wpisie, uzupełnij go przy najbliższej okazji, zamiast odtwarzać cały dzień wieczorem.

Schemat ćwiczenia z tej lekcji.

Cztery kategorie aktywności

Po trzech dniach przypisz każdy wpis do jednej z czterech kategorii. To uproszczenie, ale wystarcza do pierwszych wniosków.

Praca głęboka. Zadania, które wymagają pełnej uwagi i tworzą największą wartość: analiza, pisanie raportu, przygotowanie oferty, planowanie projektu. Pojęcie spopularyzował Cal Newport w książce „Praca głęboka”.

Praca płytka. Rzeczy potrzebne, ale niewymagające dużego skupienia: odpisywanie na rutynowe wiadomości, uzupełnianie systemów, krótkie uzgodnienia.

Przerwania. Wszystko, co wybiło Cię z rozpoczętego zadania: nieplanowane telefony, powiadomienia, pytania przy biurku.

Czas stracony. Aktywności, które nie przyniosły wartości ani Tobie, ani firmie: spotkanie, na którym nie było nic dla Ciebie, szukanie pliku w pięciu miejscach, wielokrotne czytanie tego samego wątku.

Uwaga praktyczna: przerwania nie zawsze są złe. Pytanie od klienta może być najważniejszą rzeczą w dniu. Chodzi o to, by wiedzieć, ile ich jest i kiedy się pojawiają.

Jak czytać wyniki

Zsumuj godziny w każdej kategorii i policz, jaka część czynności wynikała z Twojego planu. Następnie odpowiedz na trzy pytania:

1. W jakich porach dnia masz najwyższe skupienie (oceny 4 i 5)?
2. Kiedy pojawia się najwięcej przerwań?
3. Ile w sumie masz w tygodniu bloków pracy głębokiej trwających co najmniej godzinę?

Anna po trzech dniach zobaczyła, że najlepsze skupienie ma między 8:00 a 10:00, ale właśnie wtedy przegląda skrzynkę i odpowiada na pytania zespołu. Raport dla zarządu pisała po 15:00, w kawałkach, między telefonami. Jej pierwszy wniosek: przenieść skrzynkę na 10:00, a raport na poranek.

Przykład fikcyjny, dane wymyślone na potrzeby ćwiczenia.

Najważniejsze w 3 punktach

1. Plan oparty na wyobrażeniu o własnym tygodniu zwykle się nie domyka, dlatego zaczynasz od trzydniowego dziennika czasu.
2. Dzielisz aktywności na pracę głęboką, płytką, przerwania i czas stracony, a do tego notujesz poziom skupienia.
3. Z wyników wybierasz dwie, trzy konkretne zmiany, najczęściej przeniesienie trudnych zadań na porę najlepszego skupienia.

Źródła

• Cal Newport, „Praca głęboka. Jak odnieść sukces w świecie, w którym wciąż coś nas rozprasza”, Studio Emka, 2016.
• David Allen, „Getting Things Done, czyli sztuka bezstresowej efektywności”, wyd. polskie Helion (rozdziały o zbieraniu i przeglądzie zadań).