Jasny komunikat: cel prezentacji i jedna główna myśl

Po tej lekcji sformułujesz cel prezentacji w jednym zdaniu i zamienisz go w jedną główną myśl, którą słuchacze zapamiętają. Nauczysz się też sprawdzać, czy Twój komunikat jest jasny, zanim przygotujesz pierwszy slajd.

Cel prezentacji: co ma się zmienić po wystąpieniu

Każda prezentacja zaczyna się od pytania: co ma się zmienić po tym, jak skończę mówić? Nie „o czym opowiem”, tylko co słuchacze mają wiedzieć, zdecydować albo zrobić. Temat to dopiero punkt wyjścia. Cel opisuje zmianę u odbiorcy.

Porównaj dwa sformułowania:

• temat: „Wyniki działu obsługi klienta za trzeci kwartał”,
• cel: „Zarząd zgadza się na wdrożenie formularza reklamacji od 1 grudnia i przydziela na to budżet”.

Pierwsze zdanie mówi, czego dotyczy wystąpienie. Drugie mówi, po czym poznasz, że się udało. Dobrze zapisany cel ma trzy cechy: wskazuje konkretnych odbiorców, opisuje działanie albo decyzję i da się go sprawdzić po spotkaniu.

Cele prezentacji zwykle należą do jednej z czterech grup:

• poinformować: słuchacze mają zrozumieć sytuację, na przykład zmianę procedury,
• przekonać: słuchacze mają zaakceptować propozycję albo podjąć decyzję,
• nauczyć: słuchacze mają umieć coś zrobić samodzielnie,
• zaangażować: słuchacze mają chcieć włączyć się w działanie.

Rodzaj celu podpowiada strukturę. Prezentacja, która ma przekonać, potrzebuje rekomendacji i argumentów. Prezentacja, która ma nauczyć, potrzebuje kroków i ćwiczenia.

Jedna główna myśl

Gdy cel jest jasny, zapisz główną myśl: jedno pełne zdanie, które słuchacze mają powtórzyć koledze po spotkaniu. Jedna prezentacja, jedna główna myśl. Reszta wystąpienia ją uzasadnia, ilustruje albo pokazuje, co z niej wynika.

Przez cały ten kurs będziesz śledzić przykład Marty Wójcik, kierowniczki zespołu obsługi klienta w fikcyjnej firmie kurierskiej Trasa sp. z o.o. z Poznania. Marta przygotowuje wystąpienie dla zarządu. Jej pierwsza wersja głównej myśli brzmiała: „Mamy problemy z reklamacjami”. To tylko opis stanu. Po poprawce: „Formularz reklamacji zamiast skrzynki e-mail skróci czas odpowiedzi klientom, a wdrożenie zwróci się w ciągu roku”. Takie zdanie zawiera stanowisko, korzyść i obietnicę, którą trzeba będzie uzasadnić.

Przykład Marty z fikcyjnej firmy Trasa sp. z o.o.

Jasny komunikat w praktyce

Jasny komunikat odbiorca rozumie tak samo jak nadawca. Jeśli po prezentacji każda osoba wychodzi z innym wnioskiem, komunikat był niejasny, niezależnie od liczby slajdów.

Zobacz dwie wersje tej samej informacji dla zespołu.

Wersja A: „Chciałam powiedzieć, że trochę zmieniamy sposób raportowania. Nie wszystko, ale część rzeczy będzie inaczej. Zobaczymy, jak to wyjdzie.”

Wersja B: „Od przyszłego tygodnia raporty tygodniowe wysyłamy w piątek do 14:00, a nie w poniedziałek rano. Zmieniamy to, bo kierownicy potrzebują danych przed planowaniem tygodnia. Proszę, zaktualizujcie dziś przypomnienia w kalendarzach.”

Wersja B odpowiada na trzy pytania: co się zmienia, dlaczego i czego oczekujesz. Zwróć uwagę, że prośba pada na końcu wprost. Słuchacz nie musi jej się domyślać.

Test windy i test „i co z tego?”

Dwa krótkie testy pomogą Ci sprawdzić komunikat, zanim pokażesz go innym.

Test windy. Wyobraź sobie, że prezes wsiada z Tobą do windy i masz 30 sekund. Co powiesz? Jeśli zmieścisz w tym czasie główną myśl, jeden argument i prośbę, Twój komunikat jest gotowy. Jeśli zaczynasz od „to skomplikowane”, musisz jeszcze wybrać, co jest najważniejsze.

Test „i co z tego?”. Przy każdym zdaniu zapytaj, co z niego wynika dla słuchaczy. „Średni czas odpowiedzi na reklamację wynosi 31 godzin” to fakt. „Średni czas odpowiedzi wynosi 31 godzin, więc część klientów dzwoni ponownie i blokuje infolinię” to fakt z konsekwencją. Zdanie, z którego nic nie wynika dla odbiorcy, zwykle można usunąć.

Zestawienie do samodzielnej kontroli przed wystąpieniem.

Najważniejsze w 3 punktach

1. Cel prezentacji opisuje zmianę u słuchaczy, a nie temat wystąpienia.
2. Jedna prezentacja ma jedną główną myśl zapisaną jako pełne zdanie ze stanowiskiem.
3. Testy windy i „i co z tego?” pozwalają sprawdzić komunikat przed przygotowaniem slajdów.

Źródła

• Nancy Duarte, „Resonate: Present Visual Stories that Transform Audiences”, Wiley, 2010 (rozdział o „big idea”, czyli głównej myśli wystąpienia).
• Barbara Minto, „The Pyramid Principle: Logic in Writing and Thinking”, Pearson (wydanie 3), zasada zaczynania od wniosku.
• Przykład firmy Trasa sp. z o.o. i jej dane są fikcyjne, przygotowane na potrzeby kursu.