Rola managera w prawie pracy: kto działa za pracodawcę

Po tej lekcji będziesz wiedzieć, w jakiej roli prawnej występujesz jako manager, skąd brać aktualne przepisy prawa pracy i które decyzje możesz podejmować sam, a które wymagają osoby upoważnionej przez pracodawcę.

Aktualne na: październik 2026.

Manager działa w imieniu pracodawcy

Kodeks pracy (dalej: KP) zna dwie strony stosunku pracy: pracownika i pracodawcę. Pracodawcą jest jednostka organizacyjna, na przykład spółka, albo osoba fizyczna, jeśli zatrudnia pracowników (art. 3 KP). Manager nie jest trzecią stroną. Jest pracownikiem, który w codziennej pracy działa za pracodawcę.

Za pracodawcę będącego jednostką organizacyjną czynności z zakresu prawa pracy wykonuje osoba lub organ zarządzający albo inna wyznaczona do tego osoba (art. 3¹ KP). W praktyce zarząd spółki może upoważnić dyrektora personalnego do podpisywania umów i wypowiedzeń, a kierownikom działów zostawić udzielanie urlopów i zlecanie nadgodzin. Zakres Twoich uprawnień wynika więc z pełnomocnictwa, regulaminu organizacyjnego albo zakresu obowiązków. Jeśli go nie znasz, poproś dział kadr o wykaz na piśmie.

Przez cały kurs będziemy śledzić jeden przykład. Marta kieruje działem obsługi klienta w fikcyjnej firmie Fala Logistyka sp. z o.o. z Poznania. Firma zatrudnia 180 osób, działa w niej zakładowa organizacja związkowa, a zespół Marty liczy 12 osób. Marta może akceptować wnioski urlopowe i grafiki, ale umowy i wypowiedzenia podpisuje prezes zarządu albo upoważniona dyrektorka HR.

Skąd się bierze prawo pracy

Prawo pracy to nie tylko Kodeks pracy. Art. 9 KP wymienia jako źródła także przepisy innych ustaw i rozporządzeń oraz postanowienia układów zbiorowych pracy, porozumień zbiorowych, regulaminów i statutów. Te wewnętrzne akty nie mogą być dla pracownika mniej korzystne niż ustawa. Podobnie umowa o pracę: postanowienia mniej korzystne niż przepisy są nieważne i zastępują je przepisy prawa pracy (art. 18 KP).

Źródła prawa pracy od najważniejszego

Na podstawie art. 9 i 18 Kodeksu pracy.

Ważne dla managera: Kodeks pracy jest często nowelizowany. Na dzień 15 października 2026 aktualny tekst jednolity to Dz.U. 2026 poz. 1245. Od początku 2025 roku zmieniły się między innymi zasady jawności wynagrodzeń w rekrutacji (od 24.12.2025), wliczania do stażu pracy okresów działalności gospodarczej i umów zlecenia (od 2026 roku), uprawnienia Państwowej Inspekcji Pracy (od 8.07.2026), a 5 listopada 2026 wchodzi w życie nowa definicja mobbingu. Każdą z tych zmian omawiamy w osobnej lekcji.

Za co odpowiadasz osobiście

Manager odpowiada przed pracodawcą za skutki swoich decyzji, ale niektóre obowiązki ciążą na nim bezpośrednio z mocy ustawy.

BHP. Osoba kierująca pracownikami musi między innymi organizować stanowiska pracy zgodnie z przepisami i egzekwować przestrzeganie zasad bezpieczeństwa (art. 212 KP). Za nieprzestrzeganie przepisów BHP grozi grzywna od 2000 do 60 000 zł (art. 283 § 1 KP).
Wykroczenia przeciwko prawom pracownika. Art. 281 KP karze osobę, która jest pracodawcą lub działa w jego imieniu, na przykład za zawarcie umowy cywilnoprawnej tam, gdzie powinna być umowa o pracę. Od 8.07.2026 grzywna wynosi od 2000 do 60 000 zł.
Równe traktowanie i mobbing. Odszkodowanie i zadośćuczynienie płaci pracodawca, ale od 5.11.2026 może on dochodzić zwrotu od osoby, od której pochodziły zachowania stanowiące mobbing (nowy art. 94³ § 12 KP).

Nie musisz znać przepisów jak radca prawny. Musisz rozpoznać sytuację ryzykowną i zatrzymać się, zanim podejmiesz decyzję.

Trzy pytania przed każdą decyzją kadrową

Zanim Marta odpowie pracownikowi albo coś mu poleci, zadaje sobie trzy pytania:

Czy mam do tego uprawnienie? Udzielenie urlopu tak, rozwiązanie umowy nie.
Czy jest przepis albo regulamin, który to reguluje? Jeśli tak, sprawdza w nim termin i formę.
Czy decyzja może być odebrana jako nierówne traktowanie? Jeśli dwie osoby w podobnej sytuacji dostają różne odpowiedzi, Marta zapisuje obiektywny powód.

Co zwykle robi manager, a co kadry lub zarząd

Typowy podział. Ostatecznie decyduje pełnomocnictwo w Twojej firmie.

Ćwiczenie: czy Marta może to zrobić sama?

Oceń, które z poniższych czynności Marta może wykonać samodzielnie, a które wymagają osoby upoważnionej. Załóż, że jej upoważnienie obejmuje urlopy, grafiki i nadgodziny.

Zatwierdzenie urlopu na żądanie Karoliny na jutro.
Wręczenie Piotrowi wypowiedzenia, które Marta sama napisała.
Polecenie dwóch godzin nadliczbowych w piątek w związku z awarią systemu.
Obiecanie nowemu pracownikowi umowy na czas nieokreślony po okresie próbnym.

Rozwiązanie: 1 i 3 tak, mieszczą się w jej upoważnieniu. 2 nie: wypowiedzenie składa osoba działająca za pracodawcę zgodnie z art. 3¹ KP, czyli w Fala Logistyka prezes albo dyrektorka HR. Marta może przygotować uzasadnienie. 4 nie: warunki przyszłej umowy ustala osoba upoważniona do zawierania umów. Obietnica managera może zostać potem przywołana w sporze, więc lepiej powiedzieć: „Zarekomenduję to i dam znać po decyzji”.

Najważniejsze w 3 punktach

Manager działa za pracodawcę, a zakres jego decyzji wynika z upoważnienia (art. 3¹ KP).
Regulaminy i umowy nie mogą dawać pracownikowi mniej niż ustawa (art. 9 i 18 KP).
Na managerze ciążą też własne obowiązki, przede wszystkim w zakresie BHP (art. 212 KP).

Źródła

Ustawa z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 1245 (stan prawny na 27.08.2026): https://api.sejm.gov.pl/eli/acts/DU/2026/1245/text.pdf
Ustawa z 11 marca 2026 r. o zmianie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy oraz niektórych innych ustaw, Dz.U. 2026 poz. 473 (w życie od 8.07.2026): https://api.sejm.gov.pl/eli/acts/DU/2026/473
Ustawa z 19 czerwca 2026 r. o zmianie ustawy Kodeks pracy oraz ustawy Kodeks postępowania cywilnego, Dz.U. 2026 poz. 1046 (nowe przepisy o mobbingu i równym traktowaniu od 5.11.2026): https://api.sejm.gov.pl/eli/acts/DU/2026/1046

Materiał edukacyjny, nie porada prawna. Stan prawny: październik 2026. W konkretnej sprawie skonsultuj się z działem kadr albo z radcą prawnym lub adwokatem.