Specjalista ds. kadr i płac: zakres pracy i podstawy prawne

Po tej lekcji opiszesz zakres pracy specjalisty ds. kadr i płac oraz wskażesz przepisy, z których korzystasz przy każdej czynności. Aktualne na: październik 2026.

Czym zajmuje się dział kadr i płac

Praca w kadrach i płacach to dwa połączone obszary. Kadry prowadzą sprawy pracownika od rekrutacji do świadectwa pracy: dokumentację, umowy, czas pracy, urlopy, badania i szkolenia BHP. Płace zamieniają te dane na pieniądze: liczą wynagrodzenia, składki ZUS, zaliczki na podatek, wpłaty do PPK i przygotowują deklaracje.

Przez cały kurs pracujesz na jednym przykładzie. Okna Lipowski sp. z o.o. z Lublina produkuje i montuje okna, zatrudnia 46 osób na umowę o pracę i kilka osób na umowę zlecenia. Dział kadr to dwie osoby: kierowniczka i Ty, nowa specjalistka albo nowy specjalista. Każdego miesiąca wykonujecie te same kroki, tylko z innymi danymi.

Miesiąc pracy w kadrach i płacach

Terminy: art. 85 Kodeksu pracy, art. 36 i 47 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

Przepisy, na których opierasz pracę

Podstawą jest kodeks pracy (tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 1245). Reguluje umowy, czas pracy, urlopy, wynagrodzenie, potrącenia i dokumentację. Obok niego korzystasz z kilku ustaw i rozporządzeń:

ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. 2026 poz. 199): zgłoszenia, składki, deklaracje do ZUS,
ustawa o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz.U. 2026 poz. 854): zasiłki,
ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. 2026 poz. 592): zaliczki, PIT-11, PIT-4R,
ustawa o pracowniczych planach kapitałowych (Dz.U. 2026 poz. 192): PPK,
rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. 2026 poz. 474): akta osobowe i ewidencje.

Przepisy zmieniają się co roku, dlatego zawsze sprawdzasz tekst jednolity i późniejsze nowelizacje. Przykład z 2026 roku: do stażu pracy wlicza się m.in. okresy umów zlecenia i działalności gospodarczej (art. 302¹ kodeksu pracy), w sektorze finansów publicznych od 1 stycznia, a u pozostałych pracodawców od 1 maja 2026 roku, a od 5 listopada 2026 roku obowiązuje nowa definicja mobbingu (Dz.U. 2026 poz. 1046). Kto liczy urlop według starej zasady, popełnia błąd mimo dobrej znajomości programu.

Dane osobowe w kadrach

Dział kadr przetwarza dane, które w złych rękach szkodzą pracownikowi: PESEL, adres, numer konta, dane dzieci, zaświadczenia lekarskie. Obowiązuje zasada minimalizacji z RODO: zbierasz tylko dane, których wymaga przepis. Kodeks pracy wymienia je wprost. Od kandydata pracodawca żąda m.in. imienia i nazwiska, daty urodzenia, danych kontaktowych, a gdy to potrzebne do pracy, także wykształcenia, kwalifikacji i przebiegu zatrudnienia, bez informacji o dotychczasowych zarobkach (art. 22¹ § 1). Od pracownika dodatkowo adresu, numeru PESEL i numeru rachunku (art. 22¹ § 3).

Praktyczna reguła: zanim poprosisz o dokument, znajdź przepis, który go wymaga. Jeśli go nie ma, nie pytaj. Kopie dokumentów tożsamości, prywatne numery telefonów członków rodziny czy pytania o plany rodzinne nie mają miejsca w teczce.

Narzędzia pracy kadrowca

Codziennie korzystasz z kilku narzędzi. System kadrowo-płacowy (w tym kursie Comarch ERP Optima, moduł Płace i Kadry) przechowuje kartoteki, nalicza listy płac i tworzy deklaracje. Dokumenty do ZUS wysyłasz programem Płatnik albo aplikacją ePłatnik w portalu eZUS, przeznaczoną dla płatników mających do 100 ubezpieczonych. W eZUS odbierasz też zwolnienia lekarskie pracowników. Deklaracje podatkowe wysyłasz elektronicznie do urzędu skarbowego. Arkusz kalkulacyjny przydaje się do kontroli: sprawdzasz w nim, czy suma z listy płac zgadza się z deklaracją.

Gdzie trafiają dane z działu kadr

Stan na październik 2026.

Ćwiczenie praktyczne

Kierowniczka prosi Cię o przyporządkowanie czterech spraw z poniedziałku do obszaru (kadry czy płace) i do głównego przepisu: 1) nowa pracownica zaczyna pracę w środę, 2) pracownik pyta, dlaczego jego wynagrodzenie netto spadło, 3) trzeba zgłosić nowego pracownika do ZUS, 4) kandydatka przysłała CV z numerem PESEL i zdjęciem dowodu osobistego.

Rozwiązanie:

Kadry: umowa przed dopuszczeniem do pracy i informacja o warunkach zatrudnienia (art. 29 kodeksu pracy), badanie wstępne i szkolenie BHP.
Płace: sprawdzasz składniki, składki i zaliczkę na podatek (ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych, ustawa o PIT), na przykład zmianę PIT-2 albo wpłatę do PPK.
Kadry i płace: zgłoszenie ZUS ZUA w 7 dni od powstania obowiązku ubezpieczenia (art. 36 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych).
Kadry i RODO: od kandydata nie żądasz numeru PESEL ani kopii dowodu (art. 22¹ § 1 kodeksu pracy). Usuwasz zbędne dane i informujesz kandydatkę, że nie są potrzebne.

Najważniejsze w 3 punktach

Kadry prowadzą sprawy pracownika, płace zamieniają je na wynagrodzenia, składki i deklaracje.
Pracujesz na tekstach jednolitych: kodeks pracy, ustawy o ubezpieczeniach, PIT i PPK oraz rozporządzenie o dokumentacji.
Zbierasz tylko dane, których wymaga przepis, i zawsze wiesz, z którego artykułu wynika obowiązek.

Źródła

Kodeks pracy, t.j. Dz.U. 2026 poz. 1245, art. 22¹, 29, 85, 302¹: https://api.sejm.gov.pl/eli/acts/DU/2026/1245/text.pdf
Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych, t.j. Dz.U. 2026 poz. 199, art. 36 i 47: https://api.sejm.gov.pl/eli/acts/DU/2026/199/text.pdf
Ustawa z 19 czerwca 2026 r. o zmianie ustawy Kodeks pracy (mobbing), Dz.U. 2026 poz. 1046
Rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej, t.j. Dz.U. 2026 poz. 474
ZUS, komunikat o aplikacji ePłatnik w eZUS (do 100 ubezpieczonych): https://www.zus.pl/o-zus/komunikaty/-/asset_publisher/MjyWa4JLZeZ8/content/id/13786586

Materiał edukacyjny, nie porada prawna. W konkretnej sprawie sprawdź aktualny przepis albo skonsultuj się ze specjalistą.