Mity i prawdy o zarządzaniu czasem

Po tej lekcji odróżnisz popularne mity o zarządzaniu czasem od tego, co potwierdzają badania. Zrozumiesz też, dlaczego w tym kursie mówimy raczej o zarządzaniu uwagą i priorytetami niż o „wyciskaniu” kolejnych godzin.

Czasem nie zarządzasz, zarządzasz wyborami

Doba ma 24 godziny dla każdego. Nie da się jej wydłużyć, przyspieszyć ani odłożyć na później. To, czym naprawdę zarządzasz, to trzy rzeczy: na co mówisz „tak”, w jakiej kolejności to robisz i na ile skupiasz uwagę, kiedy już coś robisz.

Weźmy przykład, który będzie Ci towarzyszył w całym kursie. Ola kieruje pięcioosobowym zespołem w biurze rachunkowym w Łodzi. W drugiej połowie miesiąca jej kalendarz wypełniają terminy klientów: dokumenty do zaksięgowania, pliki JPK_V7, które trzeba wysłać do 25. dnia miesiąca, pytania o faktury z KSeF. Ola nie ma „za mało czasu”. Ma za dużo zadań, które konkurują o te same godziny, i za mało jasnych reguł, które z nich wygrywają.

Ten kurs uczy właśnie takich reguł: jak wybierać, planować, chronić uwagę i trzymać się systemu, kiedy robi się gorąco.

Mit 1: wielozadaniowość oszczędza czas

To najczęstszy mit. Kiedy „robisz dwie rzeczy naraz”, mózg w rzeczywistości przełącza się między zadaniami. Amerykańskie Towarzystwo Psychologiczne (APA) w przeglądzie badań nad przełączaniem zadań opisuje, że każde przełączenie ma koszt: trzeba przypomnieć sobie cel i reguły nowego zadania. Przy złożonych zadaniach koszty te się sumują, a liczba błędów rośnie.

Gloria Mark z Uniwersytetu Kalifornijskiego w Irvine i współpracownicy (2008) sprawdzili, co dzieje się z pracą przerywaną. Osoby, którym przerywano, kończyły zadanie szybciej, ale zgłaszały więcej stresu, frustracji i poczucia presji. Przerwania nie zawsze więc „zjadają” minuty. Często zjadają spokój i jakość.

Co z tego wynika: jedna rzecz naraz przy zadaniach, które wymagają myślenia. Odpowiadanie na maile podczas wideorozmowy z klientem to dwie słabo wykonane czynności zamiast jednej dobrej.

Mit 2: wiem, ile mi to zajmie

Większość ludzi zaniża czas potrzebny na własne zadania. Psychologowie nazywają to błędem planowania (planning fallacy). Roger Buehler, Dale Griffin i Michael Ross (1994) poprosili studentów psychologii o oszacowanie, kiedy skończą pracę dyplomową. Średnia prognoza wynosiła 33,9 dnia, a średni rzeczywisty czas 55,5 dnia. Nawet prognozy „w najgorszym wypadku” okazały się zbyt optymistyczne.

Ciekawe, że te same osoby trafniej oceniały czas pracy innych. Patrzymy na własne plany od strony scenariusza idealnego i pomijamy przeszkody, które znamy z doświadczenia.

Co z tego wynika: opieraj szacunki na danych z przeszłości, a nie na intencjach. W lekcji 2 zbudujesz dziennik czasu, który da Ci takie dane.

Mit 3: więcej godzin to więcej wyników

Dłuższa praca bywa konieczna w szczycie, ale nie jest planem na stałe. Zmęczenie obniża jakość decyzji, a poprawianie błędów kosztuje kolejne godziny. W Polsce ramy wyznacza też prawo: Kodeks pracy określa, że czas pracy nie może przekraczać 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym (art. 129 § 1). Praca ponad te normy to nadgodziny, dozwolone tylko w określonych sytuacjach (art. 151).

Co z tego wynika: zamiast pytać „jak zmieścić więcej”, pytaj „co usunąć, przekazać albo uprościć”.

Źródła w sekcji „Źródła” na końcu lekcji.

Mit 4: produktywni ludzie mają silną wolę

Systemy wygrywają z silną wolą. Osoby, które dobrze radzą sobie z czasem, zwykle nie „zmuszają się” mocniej. Mają za to stałe miejsca na zadania, nawyk przeglądu i jasne zasady, kiedy odpowiadają na wiadomości. W kolejnych modułach poznasz matrycę Eisenhowera, metodę GTD, planowanie blokami i sposoby na rozpraszacze. Każde z tych narzędzi zmniejsza liczbę decyzji, które musisz podejmować w biegu.

Układ kursu „Zarządzanie czasem i priorytetami”.

Najważniejsze w 3 punktach

1. Nie zarządzasz czasem, tylko wyborami: co robisz, w jakiej kolejności i z jaką uwagą.
2. Wielozadaniowość to przełączanie, które kosztuje jakość i spokój, a własne zadania prawie zawsze szacujemy zbyt optymistycznie.
3. Systemy i stałe reguły działają lepiej niż silna wola i dokładanie godzin.

Źródła

• American Psychological Association, „Multitasking: Switching costs”: https://www.apa.org/research/action/multitask (dostęp: październik 2026).
• G. Mark, D. Gudith, U. Klocke, „The cost of interrupted work: more speed and stress”, Proceedings of CHI 2008, s. 107–110, ACM: https://dl.acm.org/doi/10.1145/1357054.1357072.
• R. Buehler, D. Griffin, M. Ross, „Exploring the planning fallacy”, Journal of Personality and Social Psychology, 67(3), 1994, s. 366–381: https://doi.org/10.1037/0022-3514.67.3.366.
• Ustawa z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy, art. 129 § 1 i art. 151, https://isap.sejm.gov.pl (stan na październik 2026).
• Ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, art. 99 ust. 1 (termin JPK_V7), https://isap.sejm.gov.pl.