Negocjacje w pracy sprowadzają się do trzech ruchów: dowiedz się, czego druga osoba naprawdę potrzebuje, przygotuj własną granicę i alternatywę, a rozmowę zakończ ustaleniem z datą. Dotyczy to szefa, kolegi z innego działu i całego zespołu, bo wszędzie tam nie ma kontraktu, a jest jutrzejszy dzień, w którym znowu pracujecie razem. Poniżej znajdziesz kroki i dosłowne zdania na najczęstsze sytuacje oraz listę rzeczy, które lepiej odpuścić. Pełny trening z ćwiczeniami jest w kursie Negocjacje w codziennej pracy: jak się dogadać, gdy nie ma kontraktu.
Negocjacje w pracy: co robisz przed rozmową
Większość rozmów wygrywa się albo przegrywa jeszcze przy biurku. Dziesięć minut wystarczy na kartkę z czterema polami: czego chcesz, poniżej czego nie zejdziesz, co zrobisz, jeśli się nie uda, i co jest ważne dla drugiej osoby. Czwarte pole bywa najtrudniejsze, bo wymaga zgadywania. Podejście z książki „Getting to Yes” zachęca, by pod stanowiskiem szukać interesu: koleżanka, która mówi „nie mam czasu”, może bać się, że jej własny termin się posypie, a to da się uwzględnić inaczej niż odmową.
Granica to konkretna rzecz, na przykład „przyjmę zadanie, jeśli ktoś przejmie raport tygodniowy”. Alternatywa zależy tylko od Ciebie: prośba do przełożonego o decyzję w sprawie priorytetów to realna alternatywa, a „jakoś to będzie” nie jest.
Jak negocjować z szefem
Przełożony ma władzę nad organizacją pracy, ale potrzebuje wyników, więc jego interes jest Twoim punktem zaczepienia. Wejdź w rozmowę z faktem i pytaniem, nie z narzekaniem. Gdy dostajesz kolejne zadanie przy pełnym kalendarzu, powiedz: „Mogę to przyjąć. To około sześciu godzin w tym tygodniu. Co przesuwamy, żeby się zmieściło?”. Odpowiedź przerzuca decyzję o priorytecie tam, gdzie jest władza, i nie jest odmową.
Na „po prostu to zrób” odpowiedz pytaniem: „Zrobię. Co ma pierwszeństwo, jeśli nie zdążę ze wszystkim: raport czy oferta?”. Po rozmowie wyślij dwa zdania z ustaleniem. Przy większej różnicy władzy zapis chroni obie strony.
Jak negocjować podwyżkę
Rozmowa o podwyżce wymaga przygotowania, bo przełożony patrzy w niej na Twój wkład i wyniki. Zbierz dowody z ostatnich miesięcy: projekty, które domknąłeś, zadania spoza opisu stanowiska, które wzięłaś na siebie, informacje zwrotne od klientów lub kolegów. Ustal własne widełki na podstawie ofert i informacji, które masz prawo znać, i zaproponuj termin rozmowy z wyprzedzeniem: „Chciałbym w przyszłym tygodniu porozmawiać o moim wynagrodzeniu. Czy znajdzie Pan 30 minut w czwartek?”.
Na samej rozmowie zacznij od wkładu, potem przejdź do prośby: „Przez ostatni rok przejąłem obsługę dwóch dużych klientów i szkolenie nowych osób. Chciałbym omówić podwyżkę”. Jeśli usłyszysz „teraz nie ma budżetu”, zapytaj o termin: „Kiedy możemy wrócić do tej rozmowy i co musiałoby się zmienić?”. Nie ma tu gwarancji zgody, ale jest ustalenie, do którego da się wrócić. Pamiętaj, że przy rozmowach o wynagrodzeniu obowiązują przepisy o jawności wynagrodzeń, więc w razie wątpliwości sprawdź je w dziale kadr. Przygotowanie dowodów, własnych widełek i terminu rozmowy krok po kroku opisuje lekcja kursu Negocjacje w codziennej pracy o rozmowie o podwyżce, razem z przepisami Kodeksu pracy o zmianie warunków umowy.
Negocjacje ze współpracownikiem i o termin
Z kolegą z innego działu rozmawiasz między równymi, więc zacznij od wspólnego celu: „Obaj potrzebujemy, żeby oferta wyszła w piątek. Co mogę zrobić, żebyś zdążył z danymi?”. Gdy ktoś prosi o przesunięcie terminu, nie odmawiaj od razu. Zapytaj: „Co się stanie, jeśli dostanę to w poniedziałek?”. Odpowiedź ujawnia, czy pilność jest realna.
Jeśli obie strony mają „pilne”, wymień ustępstwa. Każdy oddaje to, na czym zależy mu mniej, i dostaje to, na czym zależy bardziej. Wersja podstawowa w pierwotnym terminie i pełna wersja tydzień później często zadowala obie strony. Po rozmowie zapisz ustalenie w komunikatorze: kto, co i do kiedy.
Co powiedzieć, gdy ktoś naciska lub zwleka
Nacisk czasowy („muszę mieć odpowiedź teraz”) sprawdzisz pytaniem o skutek: „Co dokładnie się stanie, jeśli odpowiem jutro o 10:00?”. Gdy skutek jest realny, zaproponuj najbliższy możliwy termin lub wariant tymczasowy. Gdy ktoś stawia ultimatum („albo tak, albo wcale”), zapytaj o interes i dołóż trzecią opcję.
Jeśli ktoś zwleka z odpowiedzią, zapytaj o następny krok i datę: „Ustaliliśmy, że odpowiesz w tym tygodniu. Co zostało do zrobienia i kiedy możesz to zamknąć?”. Gdy termin mija drugi raz, nazwij fakt bez oceniania osoby i powiedz, co zrobisz dalej. Kolejne przypomnienia nie zmienią rozmowy, ale konkretne zdanie z datą może.
Czego unikać
- Rozmów o spornych sprawach na korytarzu albo przy ludziach.
- Ustępowania natychmiast, żeby uniknąć napięcia. Taka zgoda wraca później jako żal.
- Ultimatum w odpowiedzi na ultimatum. Zamykają rozmowę dla obu stron.
- Argumentów typu „wszyscy tak robią”. Druga strona nie rozmawia z „wszystkimi”.
- Porównywania własnej pensji z pensją konkretnej koleżanki lub kolegi.
- Gróźb zmiany pracy, jeśli naprawdę jej nie planujesz.
- Ustaleń bez daty i osoby odpowiedzialnej. „Spróbujemy lepiej się komunikować” nie przetrwa tygodnia.
Sprawy, w których potrzebna jest porada prawna, na przykład spór o wynagrodzenie za nadgodziny, najpierw sprawdź w kadrach albo u prawnika.
Jak zacząć w tym tygodniu
Wybierz jedną małą rozmowę: prośbę o przesunięcie spotkania albo ustalenie, kto robi protokół. Wypełnij kartkę negocjatora, powiedz jedno zdanie otwierające i zapisz po rozmowie, co zadziałało. Za miesiąc zobaczysz, które zdania pasują do Twojego stylu, a które trzeba przeformułować. Jeśli chcesz ćwiczyć według planu na 30 dni, z projektem końcowym i zeszytem ćwiczeń, jest on w kursie Negocjacje w codziennej pracy.
Gdy rozmowa zamienia się w spór pełen emocji, pomoże kurs Trudne rozmowy w konflikcie: jak rozmawiać, gdy emocje już poszły w górę, a jeśli trudność polega na odmawianiu, kurs Asertywność w pracy: trudne rozmowy z przełożonym i zespołem. Negocjacje z klientami i umowy handlowe omawia kurs Negocjacje Biznesowe: Techniki i Strategie. Kurs nie zastępuje porady prawnej ani doradztwa płacowego.