Nadmiar obowiązków w pracy najłatwiej zgłosić szefowi liczbami zamiast odczuć: przynieś listę swoich zadań z szacunkiem czasu, pokaż, że nie mieszczą się w tygodniu, i zapytaj, co ma zostać odsunięte. Taka rozmowa trwa kwadrans i zostawia ślad w postaci ustaleń. Cały proces, z dosłownymi zdaniami i ćwiczeniami, opisuje kurs „Nadmiar obowiązków w pracy: jak powiedzieć szefowi, że masz za dużo, i nie wpaść w nadgodziny”.
Zanim pójdziesz do szefa: policz, co masz na głowie
Samo „mam za dużo” trudno odebrać inaczej niż jako narzekanie. Szef widzi cały zespół, a Ty widzisz tylko swój stół. Dlatego przygotuj dane. Przez trzy dni zapisuj, ile czasu zajmują Ci zadania stałe, zadania doraźne i przerwania, na przykład pytania od współpracowników. Potem zsumuj to w skali tygodnia.
Przykład, fikcyjny: Marta pracuje w dziale obsługi klienta. Jej etat to 40 godzin, a z notatek wynika, że stałe zadania zajmują 28 godzin, doraźne prośby 9, a raport dla działu sprzedaży, który dostała „na chwilę” w marcu, kolejne 6. Razem 43 godziny. Nie ma tu dramatu, jest różnica trzech godzin, o której da się rozmawiać.
Jak powiedzieć szefowi, że masz za dużo pracy
Wybierz moment, w którym szef ma chwilę, najlepiej nie na koniec dnia przed urlopem. Umów 15 minut z jednym tematem: „Chciałabym omówić obłożenie zadaniami w tym kwartale”. Zdanie otwierające może brzmieć tak: „Przez trzy dni policzyłam, ile czasu zajmują mi zadania. Wychodzi 43 godziny przy etacie na 40. Chcę zapytać, co możemy odsunąć albo komu przekazać, żeby wszystko mieściło się w czasie pracy”.
Pytanie o priorytety jest tu ważniejsze niż samo zgłoszenie. Szablon takiej rozmowy krok po kroku daje moduł 3 kursu „Nadmiar obowiązków w pracy”. Zamiast „nie dam rady” powiedz: „Jeśli zajmę się raportem, to zgłoszenia reklamacyjne przesuną się na przyszły tydzień. Które ma być pierwsze?”. W ten sposób decyzja wraca do osoby, która ma do niej uprawnienia. Podobne techniki prowadzenia trudnej rozmowy z przełożonym ćwiczy kurs „Jak rozmawiać z trudnym szefem”.
Gdy szef dokłada obowiązków: spokojna odpowiedź zamiast „tak” z automatu
Najtrudniejsza jest sytuacja, w której nowe zadanie pada w biegu: „Zajmiesz się jeszcze fakturami korygującymi?”. Odpowiedź „tak” z odruchu często kończy się wieczorami przy komputerze. Odpowiedź „nie” bywa odebrana jako odmowa współpracy. Środek to pytanie, na które szef musi odpowiedzieć.
Możesz powiedzieć: „Chętnie to zrobię. Mam teraz trzy rzeczy z terminem do piątku. Czy faktury mają pierwszeństwo przed nimi, czy wchodzą po nich?”. Jeśli usłyszysz „wszystko jest pilne”, poproś o rozstrzygnięcie na piśmie, choćby w dwóch zdaniach maila po rozmowie: „Dziękuję, ustaliliśmy, że faktury robię od poniedziałku, a raport sprzedażowy przesuwamy na wtorek”. Dopiero ten mail robi z rozmowy ustalenie. O stawianiu granic bez sporu mówi kurs „Asertywność w pracy: trudne rozmowy z przełożonym i zespołem”.
Nadmiar obowiązków w pracy a nadgodziny: co sprawdzić
Gdy zadań jest za dużo, naturalnym rozwiązaniem wydaje się zostanie po godzinach. Zanim to zrobisz, sprawdź trzy sprawy: czy szef wyraźnie to zlecił, czy zostanie to rozliczone jako praca nadliczbowa i czy zadanie naprawdę wymaga dziś wieczoru. Praca „z własnej inicjatywy” bez polecenia zwykle znika w niewidocznej części tygodnia, a przy następnym rozliczeniu nikt jej nie pamięta.
W pytaniach, które ludzie wpisują w wyszukiwarkę, wraca temat odmowy: czy można odmówić nadgodzin i czy pracodawca może do nich zmusić. Odpowiedź zależy od konkretnej sytuacji, umowy i przepisów, więc nie rozstrzygniemy tego w jednym akapicie. Kodeks pracy dopuszcza pracę w godzinach nadliczbowych w określonych przypadkach, między innymi przy szczególnych potrzebach pracodawcy, a polecenia służbowe regulują osobne przepisy. W konkretnej sprawie zapytaj kadry, związek zawodowy, Państwową Inspekcję Pracy albo prawnika. Kurs omawia te zagadnienia jako materiał edukacyjny, który nie jest poradą prawną.
Gdy usłyszysz „wszyscy tak mają”
To częsta odpowiedź i rzadko oznacza złą wolę. Szef bywa przeciążony tak samo i nie ma pod ręką żadnego rozwiązania. Nie spieraj się o to, kto ma gorzej. Wróć do swoich liczb i zapytaj o najmniejszy możliwy krok: „Rozumiem, że to dotyczy więcej osób. Czy na ten miesiąc możemy zdjąć ze mnie jedno zadanie, na przykład cotygodniowy raport, i sprawdzić, jak to wpłynie na terminy?”. Mała, czasowa zmiana jest łatwiejsza do zaakceptowania niż zmiana całego podziału pracy. Po miesiącu masz też nowe dane, na których można oprzeć kolejną rozmowę.
Jeśli mimo kilku rozmów nic się nie zmienia, zapisz daty, ustalenia i godziny pracy. Taka notatka przyda się w rozmowie z kadrami lub przy ocenie rocznej, a Tobie pomaga ocenić, czy problem leży w organizacji pracy, czy w jednym zadaniu, które da się przekazać.
Czego unikać
- Zgłaszania przeciążenia przy innych osobach albo na czacie zespołu.
- Mówienia „nie wyrabiam się” bez liczb i bez propozycji, co przesunąć.
- Przyjmowania nowych zadań z odruchu, jeszcze przed sprawdzeniem terminów.
- Pracy po godzinach bez polecenia, bo trudno ją potem wykazać.
- Groźby odejścia rzucanej w złości, jeśli nie jesteś gotowy lub gotowa jej wykonać.
- Rozmów bez ustaleń na piśmie.
- Czekania, aż problem urośnie do rozmiaru, którego nie da się już omówić spokojnie.
Co zrobić po rozmowie
Wyślij krótki mail: co ustaliliście, co odsuwasz, co przejmuje ktoś inny i kiedy wracacie do sprawy. Dwa tygodnie później sprawdź, czy ustalenia działają. Jeśli nie, wróć z nowymi liczbami, bo druga rozmowa z danymi jest łatwiejsza niż pierwsza bez nich. Pomocne jest też uporządkowanie własnego kalendarza, o czym mówi kurs „Zarządzanie czasem i priorytetami”.
Jeśli rozmowa z szefem to dopiero część problemu, a napięcie dotyczy też współpracowników, zajrzyj do wpisu „Konflikt w pracy: jak rozmawiać, gdy emocje już poszły w górę”.
Gotowe zdania na każdą z tych sytuacji, ćwiczenia i zeszyt do wydruku znajdziesz w kursie „Nadmiar obowiązków w pracy”. Kurs jest samopomocowy: nie obiecuje, że szef się zgodzi, i nie zastępuje porady prawnej.